+38 (093) 580-29-22 info@lokhnin.com

Про совещания

Моя позиция относительно совещаний осталась неизменной — зачастую, совещание — это потеря времени, поэтому рекомендую сократить длительность и количество совещаний.

Не бывает часовых совещаний. Если на совещании длительностью 1 час присутствует 6 человек, то это 6-ти часовое совещание.

Из своего опыта могу добавить, что есть 3 основные причины большого количества совещаний:

  1. ➡️ Некомпетентность. Компания представляет собой поток создания ценности. И когда один сотрудник делает свою работу некачественно, то проблемы возникают у всех последующих в цепочке. И появляются необходимость в совещании для исправления дефектов.
  2. ➡️ Безответственность. Когда сотрудник не может/хочет принимать решение, то у него остаётся два варианта: или эскалировать или собрать совещание. Но безответственность плоха тем, что «рыба гниёт с головы» поэтому эскалация вопроса ведёт к совещанию на более высоком уровне управления или эскалация до Генерального директора, который вынужден принимать решения по всяким мелочам.
  3. ➡️ Отсутствие планирования. Каждый раз когда нужно принять решение, вместо того, чтобы посмотреть в план, приходится собирать совещание. Под планированием я тут понимаю скорее не какую-либо методику или инструмент, а принцип «сначала думать и только после этого делать»

Если без совещания не обойтись, планируя его, соблюдайте 9 принципов проведения эффективных совещаний:

  1. ➡️ Следите за длительностью. Чем больше людей участвует в совещании, тем меньше времени остается на работу.
  2. ➡️ Приглашайте сотрудников выборочно.
  3. ➡️ Позволяйте сотрудникам отказываться от совещаний.
  4. ➡️ Составляйте повестку дня для КАЖДОГО совещания.
  5. ➡️ Рассылаете повестку дня заранее, указывая цель встречи, ожидаемый результат, справочную информацию.
  6. ➡️ Готовьте и рассылайте заранее проекты решений. Это существенно сократит время совещания.
  7. ➡️ В начале совещания убедитесь, что каждый присутствующий четко понимает цели встречи.
  8. ➡️ Ведите протокол совещания самостоятельно или в крайнем случае назначайте ответственного за протокол.
  9. ➡️ Если совещание не предполагает подготовку протокола, вышлите принятые решения по электронной почте всем участникам.