+38 (093) 580-29-22 info@lokhnin.com

При внедрении 1С часто сталкиваюсь со спорами относительно качества данных, которые должна предоставить информационная система.

Приведу несколько цитат, которые показывают, что под «качеством» разные люди понимают абсолютно разные вещи:

У нас данные качественные, но не оперативные.

У нас данные оперативные, но в них много ошибок.

А что делать, если я забыл внести документ в 1С?

Давайте для начала определимся, что же всё-таки значит слово «качество». Согласно РМВоК:

КАЧЕСТВО – это «степень, в какой совокупность внутренних характеристик чего-либо соответствует требованиям»

Другими словами качество — это то, насколько результаты соответствуют заявленным требованиям. Из этого следует, что:

  • если не определены требования к данным, то нет смысла говорить о «качестве»
  • уровень качества может быть измерян
  • если у нас изменяются требования к качеству, то соответственно автоматически изменяются и требования к продукту и проекту

По каким параметрам оценивать качество данных в 1С?

Как показывает практика, обычно мы сталкиваемся с тремя аспектами оценки качества данных в информационной системе:

  • точность — насколько корректно отражены в информационной системе фактически проведенные операции? Ошибки могут быть как технические — некорректно отработали алгоритмы программы, могут быть методологические — программа работает правильно (согласно ТЗ), но в неё заложена неправильная логика, ?
  • полнота — в информационной системе отражены все хозяйственные операции, которые имели место в жизни или нет? Классический вопрос пользователя: «А что будет если я забыл внести документ в систему?»
  • оперативность — какая временная разница между реально прошедшими хозяйственными операциями и и их отражением в отчётности? На самом деле обычно тут есть два момента: время от операции до передачи соответствующей бумажки тому, кто внесёт данные в 1С и время от получения бумажки до её внесения. Работать нужно с обоими аспектами.

Как измерить качество данных в 1С?

Точность. Может быть измерена количеством или суммой корректировок ошибок в следующих периодах или количеством выявленных ошибок по результатам аудита, например:

По результатам внутреннего аудита не выявлено нарушений регламентных документов бухгалтерского учета

По результатам внешнего аудита не выявлено существенных (по мнению внешних аудиторов) искажений финансовой отчетности

Полнота. Требования к полноте данных обычно устанавливаются в регламентных документах бухгалтерского учета (учетной политике, внутренних методических рекомендациях и инструкциях) и обычно выходят за рамка проекта автоматизации:

  • Может быть оговорено, что в информационную систему 1С вносятся сводные данные за определенный период. Например: вносится заправочная ведомость, а не каждая отдельная заправка транспорта;
  • В графике документооборота устанавливается в какие сроки должен быть оформлен первичный документ, какие реквизиты должны быть заполнены, в какие сроки необходимо передать документ в бухгалтерию, как быстро бухгалтер должен внести данные в учетную систему 1С.

Показатели качества полноты данных могут быть сформулированы примерно так:

Все операции по ТМЦ должны быть отражены в учете не позднее двух рабочих дней с момента их совершения

Все операции по банку и кассе должны быть отражены в учетной системе в момент совершения соответствующей хозяйственной операции (не позднее пяти минут с момента ее совершения)

Оперативность. Отдельный, но очень важный сорт данных. Он связан с потерями времени на обработку данных информационной системой 1С. В случае РБД (распределенной базы данных), пройдет определенное время между тем как внесены данные в нижнем узле и эти данные станут доступными в верхнем узле. Есть затраты времени на технические операции 1С (проведение по партиям,  восстановление последовательности расчетов). Требования к оперативности данных могут быть сформулированы так:

Все данные, которые введены в нижних узлах РБД, доступны для просмотра (документы) и редактирования (справочники и планы видов расчета) в верхних узлах РБД не позднее 24 часов с момента введения в нижнем узле

Обмен данными должен проходить не реже двух раз в сутки

Обработка «проведение по партиям» должна выполняться в фоновом режиме без участия пользователя (участие пользователя допускается только при выявлении ошибки)

Как могли заметить читатели, большая часть требований к качеству данных находится за пределами полномочий и ответственности 1С:Специалистов. Зачем нужно собрать требования, которые не имеют прямого отношения непосредственно к внедрению 1С?