+38 (093) 580-29-22 info@lokhnin.com

Безответственные сотрудники

Вы замечали, что часто действия сотрудников ведут к откровенно и очевидно отрицательному результату для компании? Например:

  • HR не дают взять в штат специалиста (или увольняют в рамках оптимизации) с ЗП 500 долларов (с налогами он обходился бы компании в целых 750), а нехватку ресурса компенсируют аутсорсингом за 2000 долларов. При этом директору докладывают «как классно мы оптимизировали штат»
  • юристу не нравятся формулировки и на согласование договора на интернет с абонплатой в 7 долларов в месяц уходит 2 недели времени и несколько человеко-часов трудозатрат директоров департаментов. Т.е. стоимость согласования достигает 50 долларов, при этом, действительно важные договора, которые хорошо было бы оформить быстрее, «застревают» в очереди?
  •  бухгалтер показывает в отчетности не актуальные на данный момент остатки на складах, а только ту их часть, которая подтверждена первичными документами и как следствие, менеджмент компании принимает неверные управленческие решения…

В ЧЁМ НА САМОМ ДЕЛЕ ПРОБЛЕМА?
[давайте более детально опишем симптомы]

У сотрудника в голове происходит сбой, который ведёт к тому, что он ориентируется не на результат работы, а на необходимость выполнить определённый набор действий (часто даже полностью согласно должностной инструкции). И его не волнует к какому результату в итоге ведут эти ДЕЙСТВИЯ:

  • HR сократил ФОТ
  • юрист проверил каждый договор
  • бухгалтер провёл все документы в системе

При этом ТОП менеджмент компании ожидает вполне конкретных РЕЗУЛЬТАТОВ:

  • HR обеспечит, что работа выполняется с наименьшими затратами денег (и не важно сотрудник оформлен в штат, работает по договору подряда или функция закрыта аутсорсингом)
  • юрист минимизирует риски для компании (и уж точно даже в страшном сне ТОП не может подумать, что стоимость минимизации риска больше, чем возможный ущерб в случае его наступления)
  • бухгалтер предоставит точную и оперативную информацию для принятия решений (что данные в отчетах в действительности соответствуют тому, что происходит в реальной жизни)

В ЧЁМ ЖЕ КРОЕТСЯ КОРЕНЬ ЗЛА?

Я часто слышу такое объяснение происходящему: «У нас не отлажены бизнес процессы». НО! Причем тут бизнес процессы, если сотрудник искренне не понимает, какой результат он должен получить в результате своей работы? Ведь очевидно, что если сотрудник не понимает какой должен быть результат, то какие бы действия он не делал, он его не получит!

Получается, что на самом деле причина безответственности сотрудника — не произошло делегирование ответственности от руководителя к подчиненному. В лучшем случае руководитель объяснил что нужно ДЕЛАТЬ, но не объяснил какой РЕЗУЛЬТАТ нужно получить…

Если указанные выши примеры распространяются за пределы одного управления или департамента, то можно уже смело говорить что не работает ВСЯ организационная структура компании или, как часто любят говорить — «вертикаль управления». И скорее всего, такое положение дел уже закреплено на уровне корпоративной культуры.

ВСЁ ЕЩЁ НЕ ВЕРИТЕ? Мои слова легко проверить на практике! Достаточно просто спросить у сотрудника (даже если это менеджер), в чём заключается результат его работы. Попробуйте и будете очень удивлены:-)

Примеры самых интересных ответов из моей практики:

  • маркетолог = «освоить рекламный бюджет». Это просто капец, сотрудник искренне считает, что его задача – освоить бюджет, а не привести потенциальных клиентов!
  • бухгалтер = «провести в 1С документы». Это стандартная боль каждого ИТ директора. Ведь в том, что отчеты показывают неправильные цифры виноваты естественно программисты…
  • менеджер по продажам = «удовлетворить клиента». Удовлетворяют клиентов сотрудники(цы) другой профессии…

ЧТО ТАКОЕ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ?

Давайте для начала проясним, что на самом деле значит термин «ответственность». Слово «ответственность» — это существительное, которое не обозначает предмет и, как следствие, каждый человек вкладывает в это слово уникальный, известный только ему одному смысл. Есть разные определения слова «ответственность». Например, «уголовная ответственность» и «материальная ответственность» но это больше синонимы слова наказание, «закрепление ответственности через систему KPI» — это больше про мотивацию, чем про результаты…

Так что же такое «ответственность» с точки зрения менеджмента?

Википедия говорит: Ответственность — это способность (своими действивями и/или бездействием) влиять на результат
Рон Хаббард говорит: Ответственность — это осознание/ощущение себя причиной происходящего

Таким образом, под «ответственностью» я понимаю, когда ОДНОВРЕМЕННО сотрудник способен повлиять на результат (у него есть необходимые знания и полномочия) и сотрудник ощущает себя причиной происходящего (искренне верит что в т.ч. от него зависит результат).

Уже сейчас можно сделать интересные выводы:

Сотрудник, у которого не хватает знаний и навыков, уже по определению не может быть ответственным за выполнение задания. Именно поэтому в RACI матрицах часто разделяют роль «ответственный» и «исполнитель»

Каждый сотрудник компании (даже уборщица в холдинге из 10к+ человек) несёт ответственность за его финансовые результаты (как минимум она получает ЗП и этим уменьшает финансовый результат)

ОТКУДА ПОЯВЛЯЮТСЯ БЕЗОТВЕТСТВЕННЫЕ СОТРУДНИКИ?

Есть несколько основных источников появления безответственных сотрудников:

➡ «Школа безответственности» — начиная с общеобразовательной школы. Затем институт — нас учат каким то бессмысленным действиям, формулам, дают какие то абсолютно бессмысленные знания, которые никогда не будут вести к результату. А так как на самом деле люди учатся путем повторения за другими людьми, то нам уже на этапе начального образования закрепляют безответственность у целого поколения.

➡ «Курсы безответственности» — отдельно нужно обратить внимание на профессиональные курсы. Например, на курсы бухгалтеров — где изначально нормальных людей прямым текстом учат безответственности. Им на протяжении достаточно долгого промежутка времени объясняют что их задача: взять бумажку, внести её в учетную систему и распечатать отчеты. А за корректность цифр отвечают все понемногу, но только не бухгалтер, ведь его работа — перекладывать бумажки.

➡ «Профессиональная деградация» — это те же самые курсы безответственности, пройденные непосредственно на рабочем месте сотрудника

➡ «Система KPI» — это вообще отдельная тема. Скажу так: я очень редко (точнее — никогда) встречал ситуации, когда система KPI построена полностью на измерении результата, который должен провести сотрудник, а не на измерение тех действий, которые он делает. Классический пример — KPI от объёма продаж коммерческому директору в то время как от него (как и от всего руководящего звена компании) нужна максимальная прибыль компании в целом.

БЕЗОТВЕТСТВЕННЫЕ СОТРУДНИКИ
[кто виноват?]

Безответственные сотрудники бывают только у некомпетентных руководителей. Точка.

ГЛАВНАЯ ПРИЧИНА БЕЗОТВЕТСТВЕННОСТИ
[некомпетентные руководители — главная причина безответственности сотрудников]

Итак, мы разобрались с тем, откуда появляются безответственные сотрудники. Теперь осталось прояснить самое главное:

➡ Сотрудника принимает на работу руководитель и увольняет тоже руководитель. Поэтому все сотрудники делятся на три категории: те кто дают нужные результаты, те кто движутся к тому, чтобы давать нужные результаты, и те кто идёт на рынок и ищет другого работодателя. К какой категории отнести отдельного конкретно взятого сотрудника принимает решение его руководитель.

➡ Кто, как не руководитель отвечает за планирование и контроль работы подчинённого? Т.е. если сотрудник не производит нужные результаты — руководитель должен предпринять корректирующие действия: объяснить цель, расставить приоритеты, научить, проконтролировать выполнение.

➡ Руководитель объясняет подчинённому что тот должен ДЕЛАТЬ и какие РЕЗУЛЬТАТЫ нужно получить. Если сотрудник делает не то, что нужно, или получает результаты не те, которые нужно… То это полностью проблема и ответственность руководителя.

➡ Если не отлажены бизнес процессы и/или сотрудники не делают свою работу до конца и в должном качестве, и следующий сотрудник по цепочке должен сначала завершить работу предыдущего и только затем приступить к своей… И так дальше по цепочке… Кто за это несёт ответственность, как не руководитель, чья задача организовать слаженную работу сотрудников и превратить коллектив в команду?

ОТВЕТСТВЕННЫЕ СОТРУДНИКИ — МИФ ИЛИ РЕАЛЬНОСТЬ?

Мечта любого руководителя – работник, которому можно дать задание и со спокойной душой забыть про него. Такой работник выполнит задание в срок и на должном уровне качества. Идеальный работник имеет высокую мотивацию и не требует постоянного (пооперационного) контроля за качеством и сроками исполнения.

Однако, часто менеджеру приходится тратить много времени и усилий на контроль выполнения заданий. Использование специального ПО для управления задачами особой пользы не приносит т.к. корень проблемы заключается в том, что подчиненные редко имеют желаемый уровень личной ответственности, знаний и навыков. Руководитель должен хорошо знать свой коллектив, чтобы сложность заданий соответствовала не только умениям и навыкам сотрудника, но и его уровню мотивации. Иначе будут существенные сложности со сроками или качеством результата.

Решение проблемы — систематически повышать уровень ответственности подчинённого: давать ему новые знания и навыки, более сложные задания, поддерживать и подстраховывать во время развития. И в результате уменьшится необходимость в постоянном промежуточном контроле, управление станет более точным и эффективным.