+38 (093) 580-29-22 info@lokhnin.com

Личная эффективность менеджера

МУЛЬТИЗАДАЧНОСТЬ УБИВАЕТ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

Вроде бы очевидная истина про многозадачность. Но как часто я вижу на практике когда в погоне за бОльшими результатами, команды начинают терять эффектиность. Да и сам наступал на эти грабли неоднократно

Очень часто в сфере ИТ возникает ситуация, когда необходимо решать несколько заданий одновременно. По моим наблюдениям, это довольно обыденная ситуация, когда 4 программиста ведут одномоментно работу за 10 человек. В результате реальная производственная мощность, дай бог, чтобы равнялась двум.Современные исследования доказывают — мультизадачность крайне вредна: падает производительность, снижается активность, повышается раздражение, падает тонус организма.

Именно логика минимизации незавершенной работы и мультизадачности заложена и в Kanban, и в CCPM (критическая цепь). Кстати, на эту тему у меня есть отдельная статья: Как сократить на 30% средние сроки и трудозатраты проекта без ущерба для содержания.

Естественно, может немного повышаться эмоциональное удовлетворение от КАЖУЩЕЙСЯ завершённости дел. НО! Концентрация на одном объекте (проекте/задаче/сотруднике) всегда повышает качество и скорость работы. Кстати! Постоянный перегруз по задачам всегда и гарантированно ведёт к выгоранию. Как сотрудника, так и руководителя. Даже у владельцев компаний ходят легенды, что можно побороть «синдром белки». И, кстати, некоторые руководителя с этим успешно справляются. Заставляйте себя расставлять приоритеты и не давать сотрудникам овертаймить.

Приоритеты

Одним западным журналом было проведено исследование, в ходе которого было опрошено 200 успешных руководителей и предпринимателей, в результате выяснилось, что 41% задач из списков дел остаётся невыполненным:

  • Если у нас длинный список задач, мы часто хватаемся за те, что можно сделать быстро, оставляя более длительные задачи на потом. И это «потом» не наступает никогда т.к. появляются новые более простые задачи.
  • Задачи, рассчитанные на 16 и более часов критически сложно контролировать, поскольку практически невозможно отследить промежуточные результаты.
  • В списках дел не различаются срочные и важные задачи. Как правило, мы стараемся сначала выполнить срочные задачи, игнорируя важные. И никогда при этом длительные трудоёмкие задачи не попадают в категорию «срочные».
  • Отложенные задачи вызывают стресс. В психологии это называется эффектом Зейгарник, когда незаконченная задача заставляет постоянно возвращаться к ней в мыслях. Не удивительно, что, выполнив, дай бог, половину задачи за день, мы в конце дня чувствуем себя растерянными, а ночью не можем заснуть.

Простые правила организации эффективной работы:

  • Первыми делать то, что действительно важно, не важно насколько срочные все остальные. Подождут!
  • Стараться, чтобы трудоёмкость каждой задачи не была больше одного рабочего дня.
  • Если есть задача длительностью более одного рабочего дня, то необходимо разбить её на несколько отдельных, взаимосвязанных задач.
  • Если не решаешься взяться за задачу из-за её сложности и трудоёмкости и не знаешь, как разбить на более мелкие, то просто начни делать и идеи по декомпозиции появятся уже в течении первого часа работы.

 Постоянное саморазвитие — ключ к гарантированному успеху!

Много знаний можно почерпнуть из книг. Несомненно, практика имеет очень важное значение, но прочитав хотя бы одну хорошую книгу по менеджменту в ИТ, Вы не только проверите своё мышление, но и, вероятнее всего, прокачаете свой скилл в этом вопросе. Конечно, можно прочесть и простенькие книги, но избегайте литературы типа «Для чайников», «… за 24 часа», «… за 3 недели». Такие книги не дадут вам весомой пользы, с точки зрения улучшения навыков управления проектами или людьми. Вот обзоры трёх must-have книг для любого менеджера ИТ:

Успешные люди фокусируются на будущем. И правильно формулируют вопросы, которые позволяют определить последующие шаги, а не зацикливаться в прошлом. Самый простой пример – вопрос «почему» — направлен в прошлое – прошедшее событие формирует настоящее; вопрос «для чего» — направлен в будущее – настоящее формирует грядущие события.

ТЕОРИЯ vs ПРАКТИКА?
[как стать мастером своего дела?]

«Нет ничего лучше собственного опыта» — говорят одни, «знание — сила» — парируют им другие. Мы с удивлением наблюдаем за подобной дискуссией, поскольку сильно напоминает спор о курице и яйце. Оба этих элемента важны, однако акценты смещаются в зависимости от области их применения. Например, сварщику важней практика, а бизнес аналитику – теория, но сварщик не станет мастером без глубокой теоретической подготовки, а аналитик – без применений своих знаний на практике.

Теория без практики бесполезна, практика без теории не эффективна!

Основой мастерства является хорошая теоретическая база, которая создаёт начальный уровень — умения, основанные на осознанных действиях. Но если ты что-то знаешь — это ещё не значит, что уже умеешь делать на практике. Только многократное повторение определенных действий формирует навык. Совершенствование уровня мастерства будет происходить быстрее при постоянном пополнения своих знаний новыми, появиться возможность:

  • получать результат альтернативными способами,
  • предвидеть результат на несколько операций вперед,
  • получать результаты лучше, чем у 99% коллег.

В завершении, хотелось бы отметить, что именно ЗНАНИЯ позволили человеку стать венцом эволюции, благодаря их особым свойствам: возможность накапливаться и передаваться другим людям. А вот свои навыки вы передать другим не сможете, только обобщить в новом знании.

ПРОЦЕСС vs РЕЗУЛЬТАТ

В вашей команде царит «культура процессов» или «культура результатов»? Задайте себе этот вопрос! Действительно, все напряженно решают задачи… Но многие ли задачи действительно решены? Вовремя и в рамках бюджета? Разве вы, как менеджер, хотели, чтобы просто «все были при деле»?! Вы хотели результат. Так сопоставьте усилия каждого отдела/сотрудника с создаваемой им ценностью для проекта! Возможно, к тем, кого вы оценивали как «квалифицированный» и «усердный», применимы еще и эпитеты «медленно» и «мало»?

Будьте столь же требовательны к себе: каждый день, уходя домой, спрашивайте себя: «Какие коммерчески ценные результаты я создал сегодня?» Только руководствуясь философией продуктивности, вы сможете победить в конкурентной борьбе.

ФОРМА vs СОДЕРЖАНИЕ

Все мы, бывает, спорим и не видим понимания со стороны оппонента. Иногда и сами не понимаем, что нам говорят. Со всеми случалось, правда?  Многие конфликты удается развязать четким обозначением предмета спора. В большинстве своем все разногласия касаются значений слов, когда мы под одним словом (формой) понимаем совершенно разное содержание. И наоборот, когда одно и то же по смыслу называем разными словами.

Всегда проясняйте термины! Особенно актуально для всех существительных, которые не обозначают предмет, т.к. каждый вкладывает в них свой, уникальный смысл: свобода, любовь, верность, справедливость, доверие, ценность, добро и зло… Помните, что критически важно различать «знание чего-то» и «знание названия чего-то». Последнее подходит только для разгадывания кроссвордов и разжигания конфликтов, первое для использования.

УПРАВЛЕНИЕ ЛЮДЬМИ
[не бойтесь ставить опыты на людях]

Самая сложная, но и самая интересная работа — это работа с людьми. Каждый человек уникален, поэтому хороший менеджер ОБЯЗАН хорошо разбираться в людях, адекватно оценивать их уровень мастерства, давать соответствующие уровню профессионализма задания, учитывать отношения в коллективе.

Невозможно дать какой-либо универсальный совет по управлению подчиненными, потому что следует учитывать множество факторов одновременно.

Зато, наверняка можно сказать – ПРОБУЙТЕ! Вы осваиваете самое сложное искусство – искусство управления людьми. Не бойтесь ставить опыты на людях. Лучше один раз сделать и получить обратную связь, чем 10 раз подумать и ничего не сделать. Ваш опыт будет расти. И раз уж ставите эксперименты на подчиненных, потрудитесь тогда вести лабораторный журнал наблюдений. 😜 Это избавит Вас от повторения ошибок.